Pikkunorssin Daisy -järjestelmän tietosuojaseloste

Rauman pikkunorssi tietosuojaseloste Daisy järjestelmään

Rekisterin nimi
Varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä Daisy.
Daisy tietojärjestelmä on Rauman pikkunorssin varhaiskasvatuksen kokonaisvaltainen tietojärjestelmä.

Rekisterinpitäjä
Rauman pikkunorssi
Pikkunorssi Oy
Ilvanikatu 1
26100 Rauma

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Päiväkodin johtaja: Anne Toivonen
anne.toivonen@pikkunorssi.fi
0442427864

Päiväkodin varajohtaja: Eero Rantanen
eero.rantanen@pikkunorssi.fi
0505672779
Vastuuhenkilön tehtävät, ks. kohta 18 Rekisterihallinto.

Rekisteriasioita hoitavat henkilöt
Asiakastyötä tekevät tietojärjestelmän käyttäjät vastaavat omien asiakkaidensa tietojen käsittelystä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta. Järjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä huolehtivat varhaiskasvatuksen nimetyt Daisy -pääkäyttäjät.

Rekisterin käyttötarkoitus
Varhaiskasvatuspalveluiden järjestäminen ja toteuttaminen. Daisy-tietojärjestelmä toimii lasten varhaiskasvatuksen päivittäisenä apuvälineenä kaikille siellä työskenteleville työntekijäryhmille. Lisäksi se toimii yhteydenpitovälineenä varhaiskasvatuksen ja
vanhempien välillä.
– Päiväkodin työntekijät
– Päiväkodin johto, varhaiskasvatuksen johto, vanhemmat
– Lasten sisään- ja uloskirjaukset, poissaolot, lomat, laskutus
– Työntekijöiden sisään- ja uloskirjaukset, koulutukset, lomat, poissaolot
– Raportoinnit, koonnit ja lomakkeet, työaikasuunnittelu
– Lasten varhaiskasvatussuunnitelmat
– Tiedottaminen, viestintä ja lupakyselyt
– Ruokatilausten hallinta
– Palvelusopimusten alaisten tietojen ylläpito ja hallinta
– Erityisruokavaliot ja allergiatiedot
– Yhteystiedot
– Varhaiskasvatushakemukset ja esiopetusilmoitukset (eDaisy)

Toimintaa ohjaava pääasiallinen lainsäädäntö
Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
Valtioneuvoston asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018)
Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996)
Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)
Perusopetuslaki (628/1998)
Henkilötietolaki (523/1999)

Rekisterin pitämisen peruste
Lakisääteisen varhaiskasvatuksen järjestäminen (hakeminen, päätökset, laskutus,
työvuorosuunnittelu, palkat)

Rekisterin tietosisältö
Daisy-Tietojärjestelmässä olevat tiedot (lapset ja huoltajat):
– Henkilötunnus, lapsen nimi
– Huoltajilta nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
– Varahakijan/varahakijoiden nimet ja puhelinnumerot
– Lapsen erityisruokavalio
– Lapsen hoitoaikavaraukset ja toteutuneet hoitoajat / poissaolot

Daisy-Tietojärjestelmässä olevat tiedot (työntekijät):
– Henkilötunnus, nimi
– Työvuorosuunnitelmat
– Työaikakirjaukset
Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Huoltajien, lasten ja työntekijöiden tiedot lisätään Daisyyn käsin tai tuodaan HR-järjestelmästä. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustansa antamien tietojen perusteella.

Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset
Lakisääteiset valtakunnalliset varhaiskasvatuksen rekisterit.
Tietoja ei muutoin luovuteta säännönmukaisesti.
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin käyttö
Daisy -tietojärjestelmä toimii lasten varhaiskasvatuksen päivittäisenä apuvälineenä kaikille varhaiskasvatuksessa työskenteleville. Lisäksi se toimii yhteydenpitovälineenä päivähoidon ja vanhempien välillä.

Rekisterin yhdistäminen muihin henkilörekistereihin
Daisy -tietojärjestelmän rekisteriä ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin.

Rekisterin suojaaminen
Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen päivähoitojärjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Daisy tietojärjestelmän palvelinsovellus ja tietokanta sijaitsevat toimittajan vuokraamalla palvelimella ja sitä käytetään päiväkodin työasemilta. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on tehtävän mukainen ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin näyttöihin ja toimintoihin. Päiväkodin työntekijät käyttävät älypuhelimessa tai tabletissa olevaa Daisy -sovellusta päivittäisessä työssä. Älypuhelimen ja palvelimen välinen liikenne on salattu HTTPS-protokollan avulla. Vanhemmat voivat olla yhteydessä päiväkoti Pikkunorssiin DaisyNet/DaisyFamily-sovelluksen avulla. Tietoliikenne on TLS-salattua HTTPS-protokollan avulla.

Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi jahävittäminen
Daisy -tietojärjestelmässä säilytetään henkilö- ja asiakastietoja lakisääteisen määräajan mukaan.

Rekisteröidyn informointi
Tietosuojaseloste on nähtävillä pyydettäessä päivähoidon toimintayksiköissä.

Tarkastusoikeus
Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti. Tiedot pyritään antamaan nähtäville viivytyksettä. Tiedon antaa asiakkaan asioita hoitava henkilö. Asiakkaalle järjestetään mahdollisuus tutustua häntä koskeviin manuaali-asiakirjoihin, näyttöruudulla oleviin tietoihin. Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla mistä rekisterin tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin mahdollisesti luovutetaan. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen, ao. vastuuhenkilön allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian sosiaaliasiamiehen tai tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Tiedon korjaaminen
Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee asiakas TAI työntekijä sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä tai täydentää olemassa olevaa tietoa riippuen siitä, mistä lähteestä tieto on saatu.

Kielto-oikeus
Päivähoitojärjestelmässä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.

Rekisterihallinto
Varhaiskasvatus / rekisterin pitäjä (kohta 3) toimii henkilörekisterin vastuuhenkilönä.
Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii:
– Tietosuojaselosteen laatimisesta
– Rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä sekä periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja luovutetaan
– Rekisterin käytön ylläpidosta
– Rekisterin suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä
– Rekisterinhoitajan nimeämisestä ja hänen tehtävistään
Järjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä huolehtivat nimetyt Daisy-pääkäyttäjät.

Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus
Tietojärjestelmän käyttäjille on laadittu käyttöohje, jota pidetään ajan tasalla. Uudet työntekijät perehdytetään järjestelmään koulutusten sekä työyksiköissä tapahtuvan perehdytyksen avulla.

Päivitetty: 29.1.2021 – saavutettavuus muunnos ER