Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste Rauman pikkunorssi päiväkoti

Rekisterin pitäjä
Pikkunorssi Oy

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Pikkunorssi Oy
Ilvaninkatu 1
26100 Rauma
Pikkunorssi Oy / Anne-Marita Toivonen, antoiv@utu.fi , puh. 044-2427864

Rekisterin nimi
Päiväkodin asiakasrekisteri,
Päiväkodin työntekijöiden rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakasrekisteriin kerätään asiakassuhteen hoitamisen vuoksi vain välttämätöntä tietoa. Tietoja tarvitaan päiväkodin käyttäjätilastoon, asiakaslaskutukseen ja palvelusetelilaskutukseen Rauman kaupungilta. Lisäksi tietoja tarvitaan myös viestintään asiakasperheiden kanssa sekä varhaiskasvatuksen tietovarantoon Vardaan. Varhaiskasvatuksen tietovaranto (Varda) sisältää valtakunnallisesti tietoja varhaiskasvatuksesta. Varhaiskasvatuksen tietovarantoa ylläpitää Opetushallitus. Tässä linkki Vardan tietoturvaselosteeseen

Varda-palvelun tietosuojaseloste

Työntekijärekisteriin kerätään työsuhteen ja palkanmaksun hoitamiseen sekä työterveyshuollon järjestämiseen tarvittavat tiedot. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on siis työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoitaminen sekä liiketoimintamme suunnittelu ja kehittäminen henkilöstönäkökulmat huomioon ottaen. Lisäksi tietoja kerätään varhaiskasvatuksen tietovarantoon Vardaan. Varhaiskasvatuksen tietovaranto (Varda) sisältää valtakunnallisesti tietoja varhaiskasvatuksesta. Varhaiskasvatuksen tietovarantoa ylläpitää Opetushallitus. Tässä linkki Vardan tietoturvaselosteeseen

Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteriin merkitään tietoja lapsesta ja hänen huoltajistaan: henkilötunnus, yhteystiedot, allergiat, suunnitelmat sekä laskutustiedot. Työntekijärekisteriin merkitään työntekijän perustiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), työsuhdetta koskevat tiedot (työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä, tehtävä) tiedot koulutuksesta ja aikaisemmasta työkokemuksesta, palkanlaskentatiedot (tilinumero, palkkaryhmä, rahapalkka, luontoisedut, työsuhde-edut, sairastodistukset palkanmaksuvelvollisuuden selvittämiseksi) kulunvalvonta, osaamis- ja henkilöarviot, työsuoritukset, vuosilomakirjanpito ja työaikakirjanpito. Arkaluontoisen tiedon käsittely huomioidaan.

Säännönmukaiset tietolähteet
Palvelunkäyttäjät itse varhaiskasvatuksen alkaessa sekä muodostuva tieto asiakassuhteen aikana. Työntekijät antavat tietonsa työsuhteen aikana ja uutta tietoa myös muodostuu työsuhteen aikana.Tietojen säännönmukaiset luovutukset Tietoja luovutetaan veroviranomaisille verotuksen toimeenpanoa varten, eläke- ja vakuutusyhtiöille työnantajan ottamien vakuutusten ylläpitämiseksi sekä työvoima- ja ulosottoviranomaisille näiden lakisääteisten tehtävien toimeenpanoa varten. Työterveyshuoltoyhtiöille lakisääteisen työterveyshuollon järjestämistä varten. Työntekijäliitoille työntekijän valtuutuksella. Tiedon arkaluontoisuus huomioidaan.

Tietojen siirto EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytys
Lasten yhteystiedot, hoitoajat, lapsen vasut ja niiden liitteet säilytetään rekisterilain vaatimissa lukituissa kaapeissa päiväkodin tiloissa. Sähköisessä tietojenkäsittelymuodossa oleva aineisto suojataan käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Työsuhderekisterin henkilötietoihin on pääsy nimetyillä henkilöillä henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan tehtävien toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa. Työsuhderekisterin tietoja käyttäville on annettu erilliset järjestelmäylläpitäjän luovuttamat tunnukset sekä koulutus tietojen käsittelyyn. Lisäksi heitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Työntekijöiden terveydentilaa koskevat tiedot säilytetään erillään muista tiedoista. Henkilötiedot kerätään ATK-järjestelmään, joka on suojattu palomuurein ulkopuolisen käytön estämiseksi. Palvelin, jossa ko. henkilötiedot ovat tallessa, säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on vain rajatulla määrällä ylläpitohenkilökuntaa. Tietokoneet, joilla tietokantaa käytetään sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa paikassa. Tietoja säilytetään 10 vuotta, mikä perustuu lakisääteisten työnantajavelvoitteiden täyttämiseen.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaasuostumuksensa. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä
valvontaviranomaiselle. Rekisteröity voi toimittaa kaikki tämän kohdan mukaiset pyynnöt ja vaatimukset selosteessa
mainitulle yhteyshenkilölle.

Muutokset tähän selosteeseen
Tehdessämme muutoksia tähän selosteeseen, päivitämme ne internetsivuillemme ja merkitsemme päivityksen ajankohdan.

Viimeisin päivitys: 29.1.2021 – saavutettavuus muokkaus ER